Бизнес комуникации

              Работното място често е обект на топли и студени чувства, на привличане и на отблъскване, на страст и на бездушие, на любов и на омраза...Дали, обаче, причината е в конкретното пространство – офис, респ. стая, зала, шоурум, приемна и т.н. , или е в работата, която вършим, или в хората, с които работим? Нима и най-великолепният билдинг не би ни оставил безразлични и дори негативно настроени, ако отиваме в него да вършим неприятна, досадна, скучна, безинтересна работа? И валидна ли е в такива случаи прокрастинацията – онзи специален термин за отвращението, липсата на желание, отлагането за „по-нататък“ и за „по-късно“, несъгласието да се върши дадена работа, особено, когато това трябва да става насила? Идеалният случай би бил, разбира се, ако и работната среда е уютна и привлекателна, и работата ни е вдъхновяваща, зареждаща и приятна, и организационните и комуникационни резултати са високи и удовлетворяващи.

 

           В публикациите и изследванията за фирмената култура и организационната комуникация темата за работното място е силно експлоатирана, анализирана и коментирана, тъй като, колкото и банално да звучи, в сила е твърдението, че пространството, в което се труди човек, е изключително важен фактор за ефективната бизнес комуникация и въобще за успешната професионална дейност. В много от книгите, студиите и статиите на различни автори, посветени на тази тема, редом с функционалните, психологическите, ергономичните и екологичните аспекти на трудовата среда, се интерпретират спецификите и особеностите на хоум офиса (виртуалното работно място дистанционно, от вкъщи); разглеждат се адекватните средства за ангажираността и мотивираността на персонала към организационните цели (макар и от разстояние); дискутира се идеята за корпоративната свързаност и интегритета в бинеса; търсят се смисълът и ползата от автономната работа в уютна (в т.ч. и в домашна, и в приятелска) среда; изяснява се логиката на връзката между гъвкавите професионални форми на реализация и мотивацията на персонала, и редица още други ракурси към традиционните и постмодерни представи за отношението между работното място и успешната бизнес комуникация, и т.н. [1].

             В анализите и проучванията на невербалната бизнес комуникация и фирмената култура не е подминат въпросът за връзката между статуса на служителя във фирмата и пространствената му позиция в офиса на съответната организация [2] и за потребността от позитивна атмосфера на работното място и благоприятен климат във фирмената среда [3]. Отношението на персонала към работното място може да бъде и фактор за допълнително печелене на внимание, одобрение и симпатии от страна на ръководството на фирмата. Показното престараване, към което принадлежи и идването на работа по-рано от обичайното, води до положителен, макар и нерядко – временен, резултат. Точно и находчиво това е описано в романа на Лий Чайлд „Лесни за убиване“. Неговите думи характеризират съвсем сгъстено този чиновнически манталитет на – нека да го наречем „административното подмазване“ или още „административното натегачество“. Той пише за светлината на безбройните фарове на коли, пътуващи към града, към работните места по следния начин: „Бяха предимно стари автомобили. Стари, следователно евтини, следователно на хора от по-ниска категория, които трябва да бъдат зад бюрата си един час преди началниците си, за да направят добро впечатление, да получат повишение, за да могат да карат по-нови коли и да започват работа един час по-късно” [4]. Майсторски уловеният и пресъздаден от писателя чиновнически манталитет не е изчезнал и в наше време – в ерата на високите технологии, виртуалната бизнес комуникация и електронния мениджмънт. Днес, разбира се, проявленията съвсем не са толкова елементарни и лесни за художествено представяне.

            Японците бяха често даван пример преди години за преданост към компанията работодател. Те посвещаваха по-голямата част от своето време на професионалната си ангажираност в офиса. Престараването им в това отношение беше особено впечатляващо с това, че много от тях не се прибираха след работа по домовете си, а водени от своя работохолизъм спяха в хотелски стаи-капсули в близост до работното си място. В условията на пандемията, причинена от коронавируса, физическото присъствие във фирмения офис (съответно и демонстративното доброволно удължаване на работното време) започна да отстъпва място на пребиваването в домашния офис. Прекаляването с работа и служебна комуникация от вкъщи, обаче, съвсем не е безпроблемно, тъй като предизвиква работен стрес, водещ до емоционално, физическо и психическо изтощение).

 

       Днес условията на пандемия, причинена от COVID-19 много ускорено се разррушават стереотипите по отношение на традиционното работно място. Логично възникне въпросът дали в хоум офис по време на коронакризата комуникацията могат да се пренесат стародавните модели на упражняване на професията, които и преди коронакризата, и преди новите информационни технологии традиционно са се вършели от вкъщи? Има ли място за прилагане на опита на творческите професии – художник, писател, журналист, както и на други дейности от сферата на занаятите – занаятчийската, шивашката, кулинарната работа, например? Отговорът несъмнено е положителен, тъй като човечеството не е съвсем неподготвено за дистанционна работа. В посочените дейности и занаяти хората от векове са се възползвали от предимствата на домашния уют и са съзнавали отлично цената на удовлетворението да работят без да са надзиравани, контролирани и механично управлявани.

           Интересен отговор на въпроса дали работата от вкъщи е новото нормално по време на COVID-19 дава влиятелното британско списание „Икономист“ с едно много любопитно видео, разпространено в социалната мрежа YouTube. В него се припомня, че офисът от съвременен тип възниква преди двеста години заедно с индустриалната революция и интензивната миграция от селата към градовете. Множеството бюра са били подредени в дълги редици, за да може мениджъри и супервайзъри да следят за дисциплината на персонала и да контролират строго неговата работа. Тогава не е имало и друг начин хората да общуват организационно и корпоративно, освен ако не са заедно – на едно общо работно място. В наше време много голяма част от професионалните и трудови ангажименти могат да се изпълняват качествено без непременно да е необходимо това да става в сградата на компанията, във физическата среда на офисното пространство. Благодарение на високите мрежови технологии, електронните платформи и имейл комуникацията все повече отпада потребността от пряко (присъствено – във физическия смисъл на думата) участие във фирмените дейности. Благодарение на дигиталната комуникация и на новите информационни технологии възникнаха удивителни възможности за ефективна дистанционна работа, за мениджмънт, предприемачество и бизнес във формат „хоум офис“. Новата бизнес нормалност, обаче, предизвика и продължава да предизвиква рязко намаляване на броя на традиционните офиси едновременно с редуцирането (в т.ч. и количествено) на служителите във фирмите. Бизнес комуникацията в режим „хоум офис“ вече е не само наложителна, но и неизбежна, и безалтернативна [5].

Трудно е да се каже кои са повече – предимствата или недостатъците на хоум офис комуникацията, но със сигурност може да се твърди, че и едните, и другите са в достатъчно голямо количество, за да бъдат пренебрегвани лекомислено. Днес световната информационна мрежа, а и реалният живот изобилстват от примери и за едното, и за другото.

 

Ограничаването на рисковете за човешкото здраве в пандемичната ситуация, спестяването на редица разходи на служители и работници, като например разходите за транспорт и наемането на офис, възможността да се работи отвсякъде, наличието на повече свобода и време за домакински и битови дейности, екологичните преимущества и ред още предимства все повече привилегироват хоум офисът като желана и предпочитана форма за професионална локация на модерния човек.

Безопасните условия за живота и здравето на хората без съмнение е най-важното предимства на дистанционната работа по време на коронавируса. Отговорните и загрижени работодатели не само разрешават такава възможност, но и сами разпореждат персоналът им да работи при домашни условия – един метод, който в максимална степен гарантира ефекта от епидемиологичните мерки. Красноречив пример в това отношение е мениджърското решение на прочутата американска компания „Амазон“ (впрочем тя е и лидер по оборот на продажбите чрез Интернет), съгласно което всички нейни служители, които са в състояние да си вършат професионалните задължения от вкъщи могат да работят дистанционно до 30 юни 2021 г. Една от причините за това радикално решение е огромният брой болни от COVID-19 – 19 хиляди от американските служители на „Амазон“ са се разболели от коварната болест през 2020 г. Ръководството на компанията взе и сериозни мерки за безопасните условия на труд и за онези служители, които ще продължат да работят на място по досегашния начин. Във връзка с това от централата на „Амазон“ заявиха: „Инвестирахме значителни средства и ресурси, за да осигурим безопасността на тези, които биха искали да работят в офиса чрез физическо дистанциране, стриктно почистване, измерване на температурата и осигуряване на маски за лицата и дезинфектант за ръцете.“ [7].

Не само „Амазон“, но и редица още други мощни компании реорганизираха дейността си по посока на засилената работа от вкъщи. Както информира „Thomson Reuters“, такива високотехнологични гиганти, като „Туитър“, „Майкрософт“, „Гугъл“ и „Фейсбук“ въведаха облекчен режим за своите служители, разрешавайки им да работят от своите домове. „Майкрософт“ позволи на по-голямата част от персонала си да работи дистанционно през половината от работното си време; „Гугъл“ удължи т.нар. хоум офис за своите служители (при които това е възможно, разбира се) до юни 2021 г. Почти същото направи и „Фейсбук“ – разрешението е да се работи при домашни условия до юли 2021 г., а „Туитър“ даде свобода на персонала си да работи дистанционно за неопределено време [8].

 В повечето анализи на бизнес комуникацията в условията на хоум офис като особено съществено предимство се сочи отпадането на необходимостта да се пътува до работното място, което, респ. води до увеличаване на икономията на средства за транспорт и до спестяване на разходи за пътни. Ако дадем пример със ситуацията в САЩ, ще стане ясно, че повече от 14 млн. американски работници и служители пътуват минимум един час до работата си всеки ден [9]. По време на участието си в конференцията „The New York Times DealBook“ Бил Гейтс застъпи тезата, че пандемията от коронавирус радикално ще промени бизнеса, в т.ч. командировките, пътуванията по работа, личните срещи с клиенти и партньори и др. В своето изказване той предрече: "Прогнозата ми е, че над 50% от бизнес пътуванията ще отпаднат, а работните дни в офиса ще намалеят с повече от 30%" [10]. Трудно е отсега да се каже кога и дали въобще ще се стигнат предишните нива на деловите пътувания и физически присъствия в традиционната офис среда, но едно е сигурно: мениджмънтът и бизнес комуникацията ще претърпят невъзвратими структурни и функционални промени в контекста на ускореното дигитализиране, които – да се надяваме – ще бъдат от полза за човечеството

Впечатляващ е и фактът, че има много желаещи, които са готови да им се намали работната заплата, стига да имат възможността да работят дистанционно. Не трябва, разбира се, да си правим илюзиите, че отпадането или намаляването на бизнес комуникацията „лице в лице“ може да бъде 100% компенсирано като най-предпочитан метод сред служителите. Но в същото време следва да подчертаем, че при дистанционната работа също има такъв тип комуникация (макар и електронна, и дистанционна, а не физическа). Става дума за видео разговорите, които са разновидност на общуването „лице в лице“, но, разбира се, не е съвсем същото като контакта в реална физическа среда.

Друго значимо предимство на дистанционната работа е, че тя може да се върши отвсякъде – и от най-отдалечените географски места с помощта на айфони, айпади, андроиди, таблети, електронни платформи (Zoom, Teams, Skype, Discord) и други смарт устройства. Няма съществени пречки и за осъществяването на толкова ценната неформална бизнес и човешка комуникация, в т.ч. организирането на виртуални вечери, уоч партита, рождени дни, онлайн игри и т.н. Без да имат претенцията за пълна компенсация на липсата на жив, реален контакт с хора, комуникацията в електронна среда позволява установяването на запознанства, приятелства и свободно общуване и извън традиционния офис, и в неработно време. Тази форма на размяна на информация, емоции и най-разнообразно съдържание е предпоставка (както в предишния нормален живот) за изграждането на здрави връзки и формирането на климат на непринуденост и необремененост от формалните и традиционни административни норми, ред и задължения. Това означава, че можете да се събудите и по-късно, да обядвате в различен час и да преустановите работата си не в 18:00 часа, а – примерно – в 20:00 часа. Това означава също, че можете да работите и по други проекти като фрийлансъри (на свободна практика), което е по-печелившо и гарантира по-добри доходи.

 Хоум офисът ви дава възможност да си организирате работното пространство така, както намерите за добре в духа на „оптималния домашен офис“ (а не да сте принудени да търпите и да се съобразявате с досадни, а понякога и неприятни навици, характери, особености на колегите, когато работите в традиционния офис). Не бива да се пренебрегват редица икономически и финансови изгоди, когато се работи вкъщи. Изтъкнахме по-горе, че в значителна степен отпадат или се редуцират транспортните разходи. Разходите за храна и за кафе – също. Има и още нещо много важно, което е пряко свързано с ефективността на бизнес комуникацията хоум офис: промяната в ритъма на трудовата дейност и нарастването на възможностите за по-добра концентрация и доброкачествено фиксиране в детайлите на конкретната работа. Осигуряването на спокойна трудова атмосфера чрез хоум офис практиката е сериозна предпоставка за нарастването на производителността.

За изясняването на предимствата на работата в режим хоум офис и работата в традиционния офис е добре да се вгледаме и вслушаме в мненията на самите служители, в сравненията, които те правят между изпълняването на професионалните дейности, когато са във фирмата (физически присъстващи) и, когато работят дистанционно – от своя домашен офис. Така например, проучване на тема „Ефективност на хоум офиса по време на пандемията от коронавирус в Норвегия“, проведено през 2000 г., сочи, че близо половината от анкетираните смятат, че работата от вкъщи е по-ефективна или също толкова ефективна отколкото преди коронакризата. Само 12% от норвежците са на мнение, че дейността в режим хоум офис е много по-малко ефективна [11]. Резултатите от тази и други подобни анкети показват, че в модерните и развити общества не съществува недоверие към дистанционната работа от домашния офис, тъй като тя е достатъчно и предостатъчно ефективна.

 Не бива да се забравя, също и, че в обичайния офис на традиционното работно място много по-често ръководителите прекъсват своите подчинени и така нарушават трудовия им ритъм. При дистанционната работа служителите биват прекъсвани много по-рядко. Неотдавнашно проучване на Калифорнийския университет – Ървайн (US Irvine) e установило, че работата на офис служителя в класическия случай – в традиционното фирмено пространство, се прекъсва средно на всеки 11 минути и после му е необходим близо половин час, за да се върне към обичайното темпо на дейността си [12]. Този факт също е показателен за някои от неподозираните по-рано предимства на бизнес комуникацията в условията на хоум офис.

 

Сред негативните страни на дистанционната работа най-често се отбелязва, че при нея можете лесно да се разсеете, констатира се острата липса на човешки контакт, която е в състояние да предизвика неблагоприятни последици, тъй като е добре известно, че изолацията вреди на психиката и действа демотивиращо. Негативен резултат е и това, че се размиват границите на работното време (човек се увлича и работи дори и когато работният ден би трябвало да е приключил), намаляват преживяванията, свързани с досега до външния свят, ограничава се работата с клиенти и служители, а за срещи с тях трябва да се посещават кафета, различни заведения или дори да се наеме офис за деня и още, и още. Допълнителна светлина върху реалните и потенциални проблеми в хоум офис комуникацията хвърлят направените преди време проучвания на тема „Кой е най-големият ви проблем с дистанционната работа?“ (вж фиг. 1).